Топ-14 популярных техник тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — искусство управления временем и планирования задач на конкретный срок. 

Если вам нужно выполнять задачи вовремя, не утопая в рабочей рутине, расставлять приоритеты, успевать отдыхать и отслеживать, куда уходит ваши часы, читайте нашу статью. В ней вы познакомитесь с популярными и эффективными техниками тайм-менеджмента и сможете выбрать подходящую именно вам.

Правило 1‑3‑5

За один день нужно завершить одно крупное дело, три средних и пять маленьких. Такое соотношение количества и сложности дел помогут продуктивно провести день и не устать от работы и обязанностей. Этот метод помогает составить иерархию задач. Благодаря ему вы сможете постепенно решать рабочие и личные вопросы, чередуя дела разной сложности. Например, вы копирайтер. Тогда по этой системе за весь день вы напишете один большой отчет, три поста для соцсетей, и завершите пять маленьких дел по дому. 

Кому может подойти: тем, кто мыслит задачами, а не процентами их выполнения, а также тем, кто не знает, как расставить приоритет задач и подступиться к большому количеству дел.

Принцип 3 дел

Так же как и в методе 1-3-5 вы можете выбрать и расставить дела по иерархии, но нужно сделать акцент на трех самых важных. Более мелкие дела отложите. Например, в вашем плане на день: ответить клиентам и подрядчикам, написать текст реферата на десять страниц и два отчета по работе. Вы понимаете, что важнее всего успеть до вечера ответить клиентам и сдать отчета — на этих трех делах и сосредоточьтесь.

Кому может подойти: тем, кто разделяет день на дела и задачи, а не на временные интервалы. Правило помогает расставить приоритеты, когда вы чувствуете, что из-за множества мелких дел не успеваете завершить самые необходимые дела и приблизиться к вашей цели.

Метод «90 на 30»

На работу или задачу отводится 90 минут. После вы даете себе 30 минут на отдых. Далее повторяете цикл. Каждый цикл длится 2 часа. Первые несколько циклов лучше отводить на самые важные и трудоемкие задачи.

Еще один вариант этого метода — 52/17. Единственное, что отличает эти методы это цифры. Такое соотношение времени помогает сохранять концентрацию на задаче и не отвлекаться.

Кому может подойти: тем, кто мыслит временными интервалами и привык отводить на работу определенное время. 

Способ 10 минут

Сложнее всего — начать работу. Когда этот этап пройден, работается спокойнее и эффективнее. Уделить нежеланной задаче нужно всего 10 минут. Если у вас есть задача, к которой вы не хотите приступать, договоритесь с собой, проговорите вслух, что вы будете заниматься ей только 10 минут. Далее засеките таймер и выполняйте задачу не отвлекаясь. Когда 10 минут истекут, позвольте себе расслабиться. Скорее всего, спустя это время вы втянетесь и захотите доделать задачу до конца. 

Кому может подойти: всем, кто уже долго откладывает какую-то задачу. Этот способ тренировки силы воли может не сработать сразу. Иногда вам может понадобиться сделать 2, 3, 4 попытки по 10 минут.

Pomodoro

Поставьте таймер на 25 минут. В течение этого времени работайте, ни на что не отвлекаясь. После звонка таймера сделайте перерыв 5 минут и снова возвращайтесь к работе на 25 минут. Каждые 4 цикла делайте большой перерыв на 30 минут. 

Монотонная работа разбивается на несколько небольших частей, после которых вы получаете заслуженный отдых. Вы сможете легче взяться за длительную работу и выполнить ее качественнее, потому что будет время отдохнуть.

Кому может подойти: тем, кому нужно сделать однообразную работу, например, написать статью, сделать генеральную уборку дома или подготовиться к экзамену.

Техника временных блоков

Заранее решите, сколько часов вы будете заниматься конкретной задаче, и распределите время в зависимости от сложности работы. В это время не отвлекайтесь и не занимайтесь ничем другим. 

Кому может подойти: тем, кому сложно ориентироваться по строчкам дел в списке, и кто хочет четко понимать, сколько времени займет конкретное дело.

Как это может выглядеть в вашем списке задач:

10:00-11:30 — ответить на сообщения клиентов

12:00-14:00 — закончить и отправить отчет 

14:30-15:30 — написать пост в соцсети

Метод GTD

GTD расшифровывается как Getting Things Done. Эта техника основывается на четырех принципах.

1 — все задачи записывайте в одну папку, автор метода называет ее Inbox — «Входящие».

2 — добавляйте во «Входящих» категории дел. Например, Работа, Дом, Ремонт.

3 — следите за выполнением дел: убирайте завершенные и неактуальные, добавляйте новые.

4 — когда составите план действий, начните выполнять задачи. Те, которые займут 2-10 минут, решайте сразу, не откладывая, чтобы потом сосредоточиться на более сложных.

Кому может подойти: метод требует серьезной дисциплины и чтобы разобраться, как он работает, понять все тонкости, и даже записывать и систематизировать задачи, понадобится время.

На какие главные правила нужно ориентироваться при использовании метода GTD: никакой мультизадачности, не держите дела в голове — все выписывайте, любое дело воспринимайте не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

Канбан

Это японская техника тайм-менеджмента. Канбан переводится как «рекламный щит», «вывеска».

Вам нужно визуализировать рабочий процесс и создать таблицу из трех столбцов: «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое дело вы записываете в один из столбцов, в зависимости от его завершенности. По мере выполнения дел они переносятся из одного столбца в другой. 

Например, вы записали «Закончить отчет» в первый столбец. Когда вы создали и прописали структуру отчета, собрали данные и фактуру для него, можно перенести его в столбец «Делается». Когда завершите и проверите правильность отчета, перенесите его в раздел «Сделано». 

Добавляйте столько столбцов промежуточного прогресса, сколько вам необходимо, чтобы понимать, как продвигается ваше дело.

Вы можете сделать этот метод еще удобнее: писать задачи на стикерах и перемещать их в столбцах таблицы, чтобы не тратить время на повторное заполнение ячеек. 

Кому может подойти: изначально эта техника внедрялась на предприятиях, чтобы контролировать работу сотрудников и команды в целом. Но она подходит и для личного планирования.

Метод ZTD

ZTD расшифровывается как Zen to Done. Это упрощенная версия метода GTD, которая строится на 10 правилах.

1. Записывайте все дела в раздел «Входящие» или Inbox.
2. Обдумывайте дела среду после записи.
3. Систематизируйте задачи по категориям.
4. Важные дела на каждый день и неделю планируйте заранее, в зависимости от их сложности и срочности.
5. Сосредотачивайтесь на выполнении одного дела.
6. Создавайте списки дел короткими и удобными именно для вас.
7. Каждый день соблюдайте режим, дисциплинируя себя.
8. Занимайтесь любимым делом.
9. Формулируйте задачи просто и четко.
10. Регулярно пересматривайте список, убирайте ненужное, добавляйте актуальное.

Кому может подойти: всем, кто искал метод планирования задач. ZTD – по сути простая версия метода GTD, поэтому если последний показался вам сложным, но интересным, попробуйте сначала ZTD.

Матрица Эйзенхауэра

Это система подразумевает распределение дел по двум основным критериям: срочность и важность. Они идут в паре друг с другом. 

Все задачи нужно разделить по четырем категориям:

• срочные и важные
• срочные и не важные
• не срочные, но важные
• не срочные и не важные

Матрица Эйзенхауэра поможет расставить приоритеты и понять, какие задачи нужно выполнить прямо сейчас, а какие пока можно отложить.

Кому подойдет: тем, кто не понимает, с каких дел начать, и тем, кому нужно создать иерархию задач.

Метод 4D

Нужно разделить задачи на четыре категории, названия которых начинаются на английскую буквы D: «Do» (сделать), «Delegate» (делегировать), «Delete» (удалить), «Delay» (отложить).

Do (сделать) — выполните назначенную задачу и вычеркните ее из списка.

Delegate (делегировать) — если вы не можете сделать работу самостоятельно и у вас есть помощники, делегируйте задачу им. 

Delete (удалить) — если вы понимаете, что задача не важная, откажитесь от нее и удалите из графика.

Delay (отложить) — есть второстепенные и объемные дела, которые спокойно можно отложить. Главное — установите четкий срок, когда вы вернетесь к делам.

Кому подойдет: тем, кто теряет мотивацию работать при виде огромного списка дел на день или неделю. При этом этот метод не подходит для долгосрочного планирования, так как не создает иерархию дел. Используйте метод, если у вас рабочий завал.

«Автофокус»

Выпишите все свои дела в список. Затем медленно и вдумчиво читайте пункты, пока интуитивно не остановитесь на одном деле. Если чувствуете, что хотите заниматься именно этим делом, работайте пока не устанете и будет желание. Если завершили дело, смело вычеркивайте, если нет — перенесите в конец списка, чтобы вернуться к нему позже. После снова изучите список, чтобы найти новое дело по душе.

Кому подойдет: людям с творческим и интуитивным подходом, которые не любят четкие списки дел и предпочитают более гибкий график. Однако, если нужно решать задачи к конкретному сроку, метод автофокуса не подойдет.

Fresh or Fried

С утра мозг человека «свеж» и способен быстрее воспринимать информацию и решать задачи. Со второй половины дня и к вечеру мозг «зажаривается», и поэтому человек уже не так продуктивен, как с утра. 

Чтобы максимально использовать свои разум в свежем состоянии, следуйте алгоритму:

1. С вечера создайте список дел на следующий день.
2. На первую половину дня планируйте сложные и важные задачи.
3. После обеда ставьте дела полегче или те, которыми вам нравиться заниматься.
4. Вечером создайте новый список дел на завтра.

Кому подойдет: тем, кто откладывает дела и потом не успевает закончить их в срок.

«Хронометраж»

Нужно разделить планирование задач и создание списка дел на два этапа хронометража.

На первом этапе вам нужно узнать, на что вы тратите время. Один раз в 1-2 часа записывайте на бумаге дела и время, которое на них ушло. Этот этап может длиться от двух недель до двух месяцев. За такое время у вас уже сложится картинка ваших временных затрат. Главное в этот период не стараться что-то изменить, просто наблюдайте и записывайте. 

На втором этапе отмечайте в дневнике, насколько эффективно вы потратили время. Например: эффективно, с пользой, без пользы. Ориентируясь на эти оценки, постарайтесь увеличить промежутки, когда трата времени проходит эффективно, и сократить бесполезные траты времени.

Постепенно вы научитесь без записей анализировать, провели вы время с пользой или нет, и корректировать свои действия.

Кому подходит: тем, кто в конце дня понимает, что время потрачено, а на что не понятно, и хочет знать, куда и как уходит его время.

Используйте разные техники планирования времени, в зависимости от задачи и вашего удобства. Если вы привыкли разделять день на временные промежутки вернитесь к методу «90 на 30». Когда понимаете, что уже неделю никак не соберетесь сделать дело, выбирайте метод «10 минут», чтобы взяться за нежеланное дело. Если вы любите продуманные схемы, возьмите на заметку, например, GTD и ZTD.

Используйте техники тайм-менеджмента и зарабатывайте

Знания техник тайм-менеджмента помогут вам в грамотном планировании личных и рабочих задач. Применять вы их можете, обучившись на востребованную профессию «Product Manager в IT»

Product manager — многогранная профессия, не требующая технического образования. Ее суть — руководить процессом создания IT продуктов. Сейчас это одна из востребованных потребностей на рынке — более 3 000 компаний в России ищут специалистов.

На курсе вы научитесь: 

• Планировать и разрабатывать стратегию развития продукта
• Взаимодействовать с командой разработки и управлять коммуникациями 
• Тестировать гипотезы, рассчитывать экономику продукта
• Разбираться в предметной области бизнеса, методологии и принципах разработки IT продуктов
• Проводить продуктовую аналитику, анализ рынка и конкурентов
• Проводить глубинные интервью, разрабатывать карту пути клиента, дорожную карту, план продвижения и продаж

Курс от федерального проекта «Содействие занятости», цель которого помочь гражданам повысить квалификацию и востребованность на рынке труда, сменить профессию или открыть свое дело.

Обучение проходит 3,5 месяца в онлайн-формате на образовательной платформе Odin. Все учебные материалы, лекции и презентации доступны в записи в любое время. Обучаться можно по гибкому графику: вечером или на выходных. Чтобы освоить весь материал, вам понадобится 3-4 часа в неделю. Практики проходят в live-режиме в Zoom, на них вы будете решать кейс в подгруппе, отрабатывая все навыки на практике.

После окончания программы вы получите документ установленного образца и возможность пройти оплачиваемую стажировку в компаниях-партнерах проекта. Сейчас «Содействие занятости» сотрудничает с крупными компаниями: Литрес, МТС, Яндекс, Кинопоиск, ВТБ, банк «Открытие», Теле2 и другими. 

Чтобы вам было легче и комфортнее найти работу после обучения, чувствовать поддержку и получать помощь и ответы на вопросы, обращайтесь в Центр карьеры. Специалисты помогут разобраться в вакансиях на должность Product manager, подскажут, где лучше искать работу по вашей специальности. В Центре вам расскажут, на какую зарплату можете претендовать и составят подробный план поиска работы. Вы научитесь создавать продающее резюме, оформлять портфолио, писать сопроводительные письма.

Оставить заявку на бесплатное обучение