Как правильно делегировать задачу

Что такое делегирование

Делегирование — это процесс передачи полномочий, ответственности и задач от одного человека другому. При делегировании вы передаете часть своих обязанностей и компетенций, при этом остаетесь ответственным за результаты работы. 

Делегирование позволяет эффективно распределять работу, повышать продуктивность, развивать навыки подчиненных и освобождать время руководителя для выполнения стратегических задач. 

Чтобы грамотно делегировать задачи, нужно определить цели и ожидания, обеспечить ясную коммуникацию с тем, кто , выбрать подходящего делегата, предоставить достаточные ресурсы и обеспечить контроль и обратную связь.

В чем преимущества делегирования

Благодаря делегированию вы можете эффективно использовать ресурсы: распределить задачи между сотрудниками, оптимизировать использование времени и навыков каждого члена команды, что повышает общую эффективность работы.

Также у делегирования есть следующие преимущества:

Развитие навыков и возможности для роста. Сотрудники могут развивать свои навыки и знания, брать на себя больше ответственности и осваивать новые задачи. Это способствует их профессиональному росту и повышению мотивации.

Освобождение времени руководителя. Он может сконцентрироваться на стратегических задачах и принятии решений высокого уровня, вместо рутинных и операционных задач.

Улучшение коммуникации и сотрудничества. Когда вы учитесь делегировать задачи, вам необходимо четко объяснить задачу и давать обратную связь помощнику. Рабочая коммуникация способствует лучшему взаимопониманию, укреплению командного духа и повышению эффективности работы команды.

Быстрое принятие решений. Вы научитесь быстрее принимать решения, так как задачи и полномочия передаются более подходящему сотруднику, который обладает необходимыми знаниями и опытом.

Усиление управленческой гибкости. Вы сможете быстрее адаптироваться к изменяющимся условиям и требованиям, передавая задачи наиболее подходящим сотрудникам.

Делегирования требует обдуманности и правильного подхода. Определите ясные цели, обеспечьте поддержку и контроль над ситуацией, предоставьте необходимые ресурсы для успешного выполнения делегированных задач.

Как понять, когда и что можно делегировать

Решение о том, что и когда можно делегировать задачи — важное, так как ошибочные решения могут привести к негативным последствиям и ухудшить производительность. 

Вот несколько критериев, которые помогут определить, что можно делегировать:

• Рутинность задачи. Однообразные дела, которые вы делаете регулярно, лучше всего делегировать. Это освободит ваше время, и вы сможете выполнять более важные и стратегические задачи.
• У сотрудников есть нужные навыки и компетенции. Уделите внимание навыкам и опыту ваших сотрудников. Если у кого-то из них есть компетенции и знания, необходимые для выполнения задачи, то ее можно успешно делегировать.
• Временные ограничения. Если у вас ограниченное время для выполнения задачи и вы не можете справиться со всеми своими обязанностями, распределите нагрузку на команду.
• Возможность развития сотрудника. Используйте делегирование как способ развития ваших сотрудников. Новые задачи и обязанности помогут им развиваться в профессии.
• Готовность сотрудника. Обратите внимание на мотивацию и готовность сотрудника справиться с новыми задачами. Если у него есть интерес и энтузиазм, это может стать хорошим кандидатом для делегирования.

Принципы делегирования

Принципы делегирования помогают установить эффективный процесс передачи полномочий, ответственности и задач от одного человека другому.

Четко определите, какая задача будет делегироваться, какие результаты ожидаются и какая ответственность остается у делегированного.

Выберите подходящего и компетентного человека, которому можно делегировать задачу. Учитывайте навыки, опыт, знания и мотивацию делегата.

Объясните делегату цели, ожидания и сроки выполнения задачи. Убедитесь, что он понимает, что от него ожидается, и задайте вопросы для проверки уровня понимания.

Определите, какие ресурсы понадобятся для выполнения задачи, например, информация, бюджет, доступ к инструментам или поддержка других сотрудников.

Дайте сотруднику, которые будет выполнять задачи, подходящую степень свободы и доверия, позволяющую ему самостоятельно принимать решения и решать проблемы. В то же время, готовьтесь предоставить поддержку и помощь при необходимости.

Создайте систему контроля и обратной связи, чтобы убедиться, что задача выполняется правильно и в срок. Регулярно общайтесь с делегатом, обсуждайте прогресс и давайте конструктивную обратную связь.

Вы делегируете определенные задачи, но не ответственность. Важно отслеживать и оценивать результаты, учитывая их при дальнейшем делегировании и принятии решений.

Соблюдение этих принципов делегирования поможет эффективно распределить работу, повысить продуктивность и развить навыки сотрудников.

Основные ошибки делегирования

Делегирование — длительный процесс, к которому нужно готовиться. Разберем несколько ошибок, которые можно допустить, не зная всех тонкостей передачи задач. 

— Нечеткое объяснение задачи. Это может привести к неправильному выполнению или неполному пониманию делегатом.

Например, вы — автор коммерческих текстов — решили делегировать помощнице написание статьи о кофе. Вы хотели, чтобы она связалась с экспертом-диетологом, уточнила информацию о пользе и вреде кофеина и так далее. Но ей вы сказали: напиши статью, вот структура, по которой ты можешь работать. В итоге вы получите текст, который не соответствует вашим ожиданиям, потому что вы не дали четкого технического задания.

— Мало поддержки и обратной связи. Если вы мало времени и внимания уделяете сотруднику, что может привести к низкому уровню выполнения задачи или недостаточному пониманию целей. 

Например, вы передали сотруднику задачу создать контент-план постов на месяц для телеграм-канала вашей компании. Он ее принял и через пару часов пришел к вам с вопросами о темах постов, а у вас не хватило времени дать ему обратную связь. В итоге он сделал работу так, как он понял, и не оправдал ваших ожиданий. В таких случаях всегда стоит выделить время, чтобы ответить на вопросы и в итоге дать обратную связь и принять работу. 

— Отсутствие оценки рисков. В процессе делегирования может привести к важным ошибкам или нежелательным последствиям. 

Например, вы неправильно выбрали время для делегирования и передали одному сотруднику слишком много задач, не выстроив их приоритет: и отчет составь, и выплати зарплату сотрудникам, и найди нового кандидата на должность, а еще вот это нужно сделать и это. В таком случае сотрудник, скорее всего, не успеет вовремя завершит задачи, либо успеет, но сделает это не так качественно, как вы ожидаете.

Почему делегировать получается не у всех

Делегирование может оказаться сложным и не всегда успешным по разным причинам. Давайте разберем их.

Некоторые люди могут испытывать стремление контролировать все аспекты работы и считать, что они лучше справятся с задачами самостоятельно, не делегируя их. Это в свою очередь может привести к усталости, снижению продуктивности. 

Иногда людям может не хватать времени на то, чтобы объяснить задачу делегату, контролировать его работу и обеспечивать необходимую поддержку.

Также может мешать и страх неудачи или потери власти. Боязнь ошибок и неудач может помешать делегированию, поскольку для некоторых людей очень важно сохранять контроль и избегать возможных неправильных действий делегата. Также некоторые боятся, что делегирование может привести к потере власти и контроля над процессом или результатами работы.

Делегирование вам точно понадобится, если вы хотите получить руководящую должность и управлять командой. Научиться управлять проектами вы сможете на бесплатном курсе от федерального проекта «Содействие занятости» — «Проектный менеджер: от Digital до ритейла».

Вы освоите практические навыки управления проектом от планирования и постановки задач до аналитики бизнес-процессов и управления бюджетом.

Курсы проходят в онлайн-формате на образовательной платформе Odin. Во время учебы вы будете получать подробную обратную связь и поддержку от преподавателей и студентов в чате платформы или по видеозвонку.

Как только вы закончите обучение и защитите финальный проект, вы получите документ установленного образца и возможность пройти оплачиваемую стажировку в компаниях-партнерах проекта. 

Чтобы помочь вам найти работу, поддержать и ответить на все вопросы, работает Центр карьеры. 

Специалисты проекта проводят персональные карьерные консультации с каждым выпускников, на которых профессионально помогают: сориентироваться в сферах, где вам стоит искать работу по своей специальности, написать сопроводительное письмо, резюме и создать портфолио.